هر قراردادی که شما تنظیم می‌کنید، مانند یک ستون فقرات قوی برای عملیات تجاری عمل می‌کند و به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد تا روابط خود با مشتریان، شرکای تجاری یا تامین کنندگان را به صورت رسمی و مشخص، تنظیم نمایند. اگر قرارداد شما به صورت رسمی و درست تنظیم شود تا 90% از اختلافات جلوگیری کرده و عملکرد مطلوبی خواهید داشت.
اما برای مدیریت موثر قراردادها باید چگونه عمل کرد؟ چگونه یک قرارداد رسمی را نگارش و اجرا کنیم تا دچار خطا نشویم؟ ما در ادامه مطلب از یارا، شما را راهنمایی می‌کنیم که چگونه قرارداد را با سامانه‌ای جامع مدیریت کنید و علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، اشتباهات پرهزینه را کاهش دهید.
جهت کسب اطلاعات بیشتر یا دریافت دموی رایگان مدیریت قرارداد یارا می‌توانید با شماره 67984-021 با کارشناسان مجموعه در ارتباط باشید تا به صورت دقیق شما را راهنمایی کنیم.
مدیریت قرارداد چیست؟
مجموعه اقداماتی که برای مدیریت توافق‌هایی که با سازمان‌ها و سایر افراد دارید، مدیریت قرارداد است. هر گونه فرایندی که شما انجام می‌دهید، تا آخر عمر قرارداد تاثیرگذار است. این فرآیند شامل: مراحل پیش از امضاء، تمدید، بازنگری، اجرا، بررسی، بایگانی، نگهداری قراردادها و امضاء آخر و در نهایت، اصلاحیه، تغییرات، خاتمه یا انتقال تعهدات و مدیریت و خواندن آن است.
سامانه هوشمند یارا برای مدیریت قرارداد به شما کمک می‌کند تا شما و تمام طرف‌های قرارداد بتوانید تعهدات قرارداد را پیگیری و اجرا کنید، با قوانین به روز خود را وفق دهید و هرگونه اختلافات و مشکلات را کنترل یا حذف نمایید.
2 مرحله مهم در مدیریت چرخه قرارداد
هر قراردادی که می‌بندید، 2 مرحله مهم دارد که باید به درستی انجام شود تا قرارداد شما نقض نشود. این دو مرحله عبارت هستند از:
1. پیش از امضاء
هر گونه فعالیتی که قبل از امضاء نهایی بر روی قرارداد انجام می‌دهید، مربوط به این مرحله است. 3 فرایند اصلی در اجرای این مرحله وجود دارد:
• تهیه پیش‌نویس: از قبل باید قالب استانداردی برای قرارداد خود داشته باشید و یک نسخه پیش‌نویس از آن نگه دارید.
• مذاکره: با طرفین خود درباره نیازها، شرایط و ضوابط و مفاد قانونی قرارداد مشورت کنید.
• اجرا: مرحله اجرا قرارداد، آخرین مرحله بعد از رسیدن به توافق نهایی در مذاکره است. در گذشته امضای دستی به صورت سنتی و بر روی کاغذ انجام میشد، اما امروزه قراردادها در سامانه جامع مانند یاراسافت، انجام می‌شود.
2. پس از امضاء
بعد از اجرا و تایید امضاءهای قرارداد، 4 مرحله مهم در سامانه‌های جامع و هوشمند انجام می‌شود که عبارتند از:
• نظارت بر تعهدات و عملکرد: برای اطمینان از پایبندی به تعهدات و عمل کردن به مفاد قرارداد طبق زمان‌بندی مشخص
• اصلاحیه و انتقال قرارداد (Novation): تغییر شرایط قرارداد در صورت نیاز یا انتقال تعهدات یکی از طرفین به طرف ثالث با رضایت تمام شرکا
• تمدید یا خاتمه: پایان دادن به یک قرارداد یا تمدید آن متناسب با نیازها و عملکرد سازمان
• هوش مصنوعی: استفاده از هوش مصنوعی برای تحلیل تعداد زیادی از قراردادها و استخراج تمامی اطلاعات در سریع‌ترین زمان ممکن
5 دلیل اهمیت مدیریت قرارداد به صورت الکترونیکی
اگر می‌خواهید کسب‌وکار موفقی داشته باشید، باید قرارداد اصولی، منطبق بر مفاد درست و با کمترین میزان خطا و ریسک تهیه کنید. هر بار که قراردادی نامناسب تنظیم می‌کنید، 58% به کسب‌وکار و اعتبار خود ضرر می‌زنید. در ادامه مطلب، دلایل اهمیت مدیریت قرارداد را بررسی می‌کنیم:
1. کاهش ریسک‌های قانونی: امکان تطابق قراردادها با قوانین و مقررات جدید و جلوگیری از جریمه حقوقی
2. صرفه‌جویی در هزینه و درآمدها: بهره‌مندی از مزایای مالی و شرایط تمدید و جلوگیری از پرداخت هزینه‌های غیر اضافی
3. نظارت بر روی عملکرد: پیگیری تعهدات طرفین برای هر بازه زمانی مشخص شده در قرارداد و افزایش پاسخگویی طرفین
4. مرور منظم قراردادها: اطمینان از تطابق هرگونه فعالیت و مفاد قرارداد با سیسات‌های داخلی جهت الزامات قانون
5. شفافیت در پاسخگویی: یک سیستم هوشمند و کامل جهت مشاهده بهتر وضعیت قراردادها، پییری زمان‌بندی‌ها و مدیریت بهتر قراردادها
روش الکترونیکی یا روش سنتی؟
اگر چه مدیریت قرارداد برای هر کسب‌وکاری ضروری است و اهمیت زیادی دارد؛ اما همچنان بسیاری از سازمان‌ها اهمیتی به اجرای درست مدیریت قرارداد نمی‌دهند و آن را کم اهمیت تلقی می‌کنند. از آن جایی که هر نیرویی در سازمان مانند مالی، حقوقی، تامین و فروش اطلاات مربوط به مفاد حوزه خود را در بایگانی‌های خود نگهداری می‌کنند، باعث پراکندگی و از دست رفتن اطلاعات و وظایف مهم می‌شود.
مشکلات روش سنتی مدیریت قرارداد
برخی از سازمان و مدیران هستند که هنوز هم با یک کلیک، صفحه اکسل خود را باز می کنند تا به صورت دستی و قدیمی، قراردادها را تنظیم کنند. استفاده از روش قدیمی منجر به بروز مشکلات زیر می‌شود:
• خطای انسانی: وارد کردن اطلاعات به صورت اشتباهی یا جا افتادن برخی از اطلاعات مهم
• عدم استفاده از امکانات: بی‌توجهی به مزایای تاثیر هوش مصنوعی و سامانه هوشمند مانند یارا برای مدیریت سریع و بهتر
• ریسک‌های قانونی: امکان تخطی از قوانین و مواجهه با جرایم حقوقی
• ناکارآمدی: تاخیر انداختن در عقد قرارداد، نادیده گرفتن تعهدات و از دست رفتن مهلت‌ها برای امضاء قرارداد و پیش‌برد آن
• شفاف نبودن قرارداد: مواجهه با مشکلات قانونی در بطن قرارداد و نبود امکانات برای بررسی قوانین و مقررات جدید
مهم‌ترین عامل در الکترونیکی شدن قراردادها، داشتن روابطی مثبت و سازنده با ذی‌نفعان است. هرچه دسترسی شما برای مدیریت قراردادها راحت‌تر باشد و دردسر کمتری برای اجراء و پیگیری آن داشته باشید، قطعا کسب‌وکار پر رونق‌تری نسبت به گذشته خواهید داشت.
راهکارهای مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM)
با گسترش فناوری، راهکارهای نرم‌افزاری CLM، برای پاسخ به چالش‌های قدیمی برای روش‌های سنتی طراحی شده‌اند. هر گونه ابزاری که در CLM وجود دارد به شما کمک می‌کند تا تا مدیریت‌های مربوط به قرارداد، سریع، دقیق، هوشمندانه و به صورت خودکار انجام شود. مزایای استفاده از امکانات CLM:
• خودکارسازی کامل: تلاش برای مدیریت و بررسی قراردادها با امکانات خودکارسازی از جمله: ایجاد، تایید و تمدید
• ایمن و متمرکز: دسترسی ایمن و مطمئن به قراردادها و تمرکز بر روی بخش‌های مختلف
• کاهش ریسک خطا در قرارداد: بررسی مقررات و تطبیق آن‌ها با قوانین اصولی و به روز برای کاهش ریسک و خطای انسانی و قراردادی
• همکاری صریح و موثر: امکان انتقال و بررسی قرارداد توسط ذی‌نفعان و دسترسی به اطلاعات بدون از دست رفتن زمان
• امکان گزارش گیری پیشرفته: گزارش گیری دقیق از قراردادها با تغییرات جدید برای بهینهسازی تمدید قراردادها و بررسی قراردادهای مشکل‌دار
یارا | پیشرو در مدیریت قراردادها
دیگر نیازی نیست خود را درگیر نوشتار سنتی و مدیریت قدیمی و کاغذی قراردادها کنید! با یاراسافت می‌توانید تمام قراردادها، مناقصات، مزایدات و مفاد پیمانکاران را مدیریت کنید و از هر بخش و تغییراتی در آن، مطلع شوید.
یارا که توسط آریانا داده پردازی متین توسعه یافته با بیش از ۱۲ سال تجربه تخصصی در حوزه قراردادها و همکاری با ده‌ها سازمان دولتی و خصوصی، توانسته است با ارائه راهکارهای مبتنی بر هوش مصنوعی، تحولی اساسی در سرعت، دقت و امنیت مدیریت قراردادها ایجاد کند.
برای رشد حرفه‌ای در کسب‌وکار خود و مدیریت هوشمندانه بدون نگرانی و اتلاف وقت با 67984-021 تماس بگیرید تا پشتیبانان ما شما را به صورت رایگان راهنمایی کنند. همچنین برای تجربه یک تحول بزرگ با هوش مصنوعی در مدیریت انواع قراردادها، می‌توانید درخواست دموی رایگان دهید و از امکانات آن بهره‌مند شوید.